事業のお金と私のお金、どこで線を引く？ ― 経費の迷いを減らす分け方
この記事の監修者 Vmaster税理士事務所 所長 松田 光弘（税理士）私用のカードで仕入れをして、事業用のカードで日用品を買ってしまった。自宅の家賃や電気代、手伝ってくれる家族への支払いは経費になるのか分からない。——事業を始めて間もない方ほど、こうした「事業のお金と私のお金が混ざって、線が引けない」という悩みを抱えています。
私たちがお受けするご相談でも、これは最も多いテーマのひとつです。結論から言うと、線引きの考え方はそれほど複雑ではありません。難しいのは、考え方よりも日々のお金の流れが混ざっていることのほうです。この記事では、線引きの考え方と、混ざらない仕組みの作り方、顧問への聞き方を順にお話しします。
1. 「混ざる」のは、だらしないからではない
まずお伝えしたいのは、お金が混ざってしまうのは、多くの場合その方がだらしないからではない、ということです。
たとえば、ある個人事業主の方は、開業した月に事業用のカードがまだ届かず、手元の私用カードで仕入れを始めました。カードが届いた後も、ポイントを貯めたい気持ちや、店頭でとっさに出したカードの都合で、両方のカードに事業と私用の支出が混ざったまま半年が過ぎていました。決算の時期になって明細を見返したとき、どれが何の支出だったか思い出せないものが何十件も残っていました。
このように、混ざるきっかけは開業直後の準備不足や、ちょっとした便利さであることがほとんどです。ただ、一度混ざると、後から仕分けるのに大きな手間がかかります。そして、仕分けに迷った支出ほど、「経費にしてよいのか」という不安が残ります。
2. 線引きの考え方 ―「事業に必要だったか」と「説明できるか」
経費になるかどうかを考えるときの軸は、大きく2つです。
- その支出は、事業を行うために必要だったか
- そのことを、後から第三者に説明できるか
1つ目が「考え方」、2つ目が「証拠」の話です。どちらか一方だけでは足りません。事業のために使ったお金であっても、何に使ったかが記録から分からなければ、説明がつきません。
そして見落としやすいのは、どのカードや口座で払ったかは、経費になるかどうかを決めないという点です。私用カードで払った仕入れでも、事業のための支出なら経費にできます。反対に、事業用カードで払った日用品は、事業用カードで払ったという理由だけでは経費になりません。カードや口座を分けるのは、経費の範囲を決めるためではなく、後から説明しやすくするためなのです。
仕事と生活の両方に使うものは「割合」で考える
自宅で仕事をしている方の家賃や電気代、携帯電話の料金のように、仕事と生活の両方に使っているものもあります。個人事業の場合、こうした支出は、仕事に使っている部分を合理的に区分できれば、その割合だけ経費にできます。家賃なら仕事に使う部屋の床面積、電気代なら仕事に使う時間、といった考え方です。
ここで大切なのは、割合の数字そのものよりも、「なぜその割合にしたのか」を説明できる根拠を残しておくことです。間取り図に仕事部屋の面積を書き込んだメモや、仕事をしている時間帯の記録があれば、それが根拠になります。なお、法人の場合は、自宅を会社の事務所として使うときの扱いが個人とは異なりますので、顧問に確認してください。
3. 迷いやすい支出 ― 「自分で決めない」ほうがよいもの
ご相談の中で特によく出てくる、判断に迷いやすい支出を挙げておきます。これらは、ご自身だけで判断せず、一度顧問に確認していただきたいものです。
判断を顧問と相談したい支出
- 家族への支払い：一緒に暮らす家族に仕事を手伝ってもらって払うお金は、原則として経費になりません。経費にするには、事前の届出など一定の手続きが必要です。
- 身だしなみや健康に関する支出：美容や衣服などは、生活のための支出と区別しにくく、仕事でしか使わないと説明できる場合に限られます。
- 保険料：ご自身の生命保険や国民健康保険の保険料は、事業の経費ではなく、確定申告の「控除」として扱うのが基本です。払っていることを顧問に伝えておけば、正しい場所に反映されます。
- 会食や贈答：誰と、何のために会ったかを残しておかないと、私的な支出と区別がつきません。
- 法人で、社長個人の支出を会社のお金で払った場合：会社の経費にならないだけでなく、社長への貸付けや給与として扱われることがあります。
「経費にならない」と分かっても、損をするとは限りません。保険料のように別の形で税金の計算に反映されるものもありますし、届出をすれば経費にできるものもあります。自分で判断して落とすか落とさないかを決めてしまう前に、相談の場に出しておく。これだけで、後から否認される心配も、取りこぼしも減らせます。
4. 今日からできる「分ける」仕組み
線引きに迷う回数そのものを減らすには、お金の流れを分けてしまうのがいちばん確実です。やることは多くありません。
- 事業用の口座とカードを1つずつ決める。複数あると、どれが事業用か自分でも分からなくなります。売上の入金も、経費の支払いも、この1組に寄せます。
- 会計ソフトには事業用の口座とカードだけをつなぐ。私用のものをつなぐと、事業と関係のない明細が大量に流れ込み、仕分けの手間が増えます。
- 混ざってしまったときのルールを決めておく。私用カードで事業の支出を払ってしまったら、領収書に「事業」と書いて残す。事業用カードで私用の支出をしてしまったら、その分を事業用口座に戻す。月に一度、まとめて精算するだけでも構いません。
完璧に分けることを目指す必要はありません。混ざる量を減らし、混ざったときに後から分かるようにしておく。それだけで、決算の時期に明細を前に途方に暮れることはなくなります。
すでに混ざってしまった過去の分は？
過去の明細をすべて一度に仕分けようとすると、手が止まってしまいがちです。まずはこれからの分を分けることを優先し、過去の分は金額の大きいものから順に、顧問と一緒に確認していくのが現実的です。思い出せないものは、無理に経費にせず、「不明」として相談の場に出してください。
5. 顧問に聞くときは、一件ずつではなく「一覧」で
「こんな細かいことを、いちいち顧問に聞いてよいのだろうか」と遠慮される方もいらっしゃいます。聞いて構いません。ただ、聞き方を少し工夫すると、お互いにとって楽になります。
おすすめは、迷った支出を一覧にしておき、まとめて確認することです。日付、金額、支払先、何に使ったかの4つが並んでいれば十分です。一件ずつ思いついたときに聞くと、そのたびに前提の説明が必要になり、判断の理由もばらばらになりがちです。一覧で聞けば、「この種類の支出はこう扱う」というルールがそろい、次からは自分で判断できるようになります。
もし、一覧にして相談しても判断の理由を説明してもらえない、何度聞いても扱いが変わってしまう、ということが続くようであれば、その状況そのものを一度、顧問に率直に伝えてみてください。「判断の理由も一緒に教えていただけると、次から自分で判断できて助かります」とお願いの形で伝えれば、多くの場合は応じてもらえるはずです。
まとめ ― 線引きより先に、流れを分ける
整理すると、次のようになります。
- 経費になるかは「事業に必要だったか」と「説明できるか」で決まる。どのカードで払ったかでは決まらない
- 仕事と生活の両方に使うものは、根拠を残したうえで割合で考える
- 家族への支払いや保険料など迷いやすいものは、自分で決めずに顧問に相談する
- 事業用の口座とカードを1組に絞り、混ざったときの精算ルールを決めておく
- 顧問には一覧でまとめて聞き、判断のルールを一緒に作る
お金の流れが分かれていれば、線引きに迷う場面はぐっと減ります。そして迷ったときは、一人で抱え込まずに、まず今の顧問に相談してみてください。
※本記事で紹介したご相談の例は、実際にお受けした複数のご相談をもとに、内容を匿名化・再構成したものです。特定の個人・法人を指すものではありません。
よくある質問
私用のカードで払った仕入れは、経費にできますか？
事業のための支出であれば、どのカードで払ったかに関係なく経費にできます。ただし、私用カードの明細には事業と関係のない支出も並ぶため、どれが事業分かを後から説明できるよう、領収書や注文履歴を残しておくことが大切です。混ざるほど確認の手間が増えるので、今後は事業用のカードに寄せていくことをおすすめします。
自宅で仕事をしています。家賃や光熱費は経費になりますか？
個人事業の場合、仕事に使っている部分を合理的に区分できれば、その割合だけ経費にできます。たとえば家賃なら仕事に使う部屋の床面積の割合、電気代なら仕事に使う時間の割合といった考え方です。大切なのは、なぜその割合にしたのかを説明できるように、計算の根拠を残しておくことです。法人の場合は考え方が異なるため、顧問に確認してください。
何が経費になるか、顧問税理士に毎回聞くのは迷惑でしょうか？
迷惑ではありません。ただ、一件ずつその都度聞くよりも、迷った支出を一覧にしてまとめて確認するほうが、お互いの手間が減り、判断の理由もそろいます。一度「この種類の支出はこう扱う」と決めてしまえば、次からは自分で判断できるようになります。
この記事の監修者
松田 光弘（税理士）
Vmaster税理士事務所 所長 ／ 東京税理士会 登録番号 第156192号
税理士法人兼コンサルティング会社で10年間、税務顧問、融資支援、補助金申請支援、管理会計の導入と業務効率化の支援に携わりました。開業後は、創業を考えている個人の方から事業の拡大を目指す中小企業まで、経営の道のりを支援しています。小売、卸売、建設、不動産、製造、運送など、経営管理が特に重要になる業種の顧問とコンサルティングの実績があります。結果だけをお伝えするのではなく、なぜそうなるのかという仕組みと、経営者として判断するときのポイントを整理してお伝えすることを大切にしています。
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